Certificado de Llegada… y el pánico se apodera de ti.
Tranquilidad. Todos los que nos hemos ido de Erasmus hemos pasado por ese momento en el que parece que vas a necesitar un máster solo para rellenar los papeles. La burocracia europea puede ser un auténtico dolor de cabeza, pero con organización, es pan comido. El gran secreto para no perder la beca (ni los nervios) es saber exactamente qué documento necesitas en cada fase de tu movilidad.
Para que no te dejes nada en el tintero, en infobecas hemos preparado esta checklist definitiva con todos los documentos Erasmus que vas a necesitar antes de subirte al avión, mientras estás allí disfrutando de tu nueva vida, y a tu regreso.
Guarda este artículo en tus favoritos porque va a ser tu compañero durante los próximos meses. ¡Empezamos!
FASE 1: Documentos que necesitas ANTES del Erasmus
Esta es, sin duda, la fase más pesada. Tienes que dejarlo todo atado y bien atado con tu universidad de origen y la de destino. Si haces esto bien, te ahorrarás muchísimos problemas en el futuro.
1. El Acuerdo de Aprendizaje (Learning Agreement – Before the Mobility)
Es el rey de los documentos Erasmus. Básicamente, es un contrato entre tú, tu universidad de origen y tu universidad de destino. En él vas a poner qué asignaturas vas a cursar en el extranjero y por cuáles se te van a convalidar cuando vuelvas a España.
- ¿Por qué es vital? Porque si no está firmado por las tres partes (tú y los coordinadores de ambas universidades), no te puedes ir.
- Consejo de oro: Las páginas web de las universidades extranjeras a veces son un caos. Busca los planes de estudio con tiempo. Es normal que este documento sufra cambios más adelante, así que no te agobies si una asignatura luego no se imparte.
En nuestro articulo sobre la guía para rellenar el Learning Agreement te enseñamos a rellenar este documento sin problemas.
2. El Convenio de Subvención (Grant Agreement)
Si el Learning Agreement es importante para tus notas, el Grant Agreement es vital para tu bolsillo. Es el contrato financiero. Aquí se estipula la duración exacta en meses de tu estancia y, lo más importante, cuánto dinero vas a cobrar al mes.
- ¿Qué incluye? Deberás facilitar un número de cuenta bancaria (IBAN) del que seas titular. En este documento firmas que aceptas las condiciones de la beca y te comprometes a cumplir los requisitos académicos.
- IMPORTANTE: Si no firmas esto, no hay dinero. Así de simple.
Recuerda que InfoBecas tenemos un articulo sobre como gestionar el dinero de tu beca Erasmus, te ayudará.
3. La Carta de Aceptación (Letter of Acceptance)
Una vez que tu universidad en España te nomina para la plaza, la universidad de destino tiene que aceptarte oficialmente. Te enviarán este documento (normalmente por email).
- ¿Para qué sirve? La vas a necesitar para casi todo al principio: para solicitar plaza en una residencia de estudiantes, para buscar piso de alquiler y, si viajas a un país fuera de la UE (o al Reino Unido post-Brexit), para tramitar tu visado.
4. Tarjeta Sanitaria Europea (TSE) o Seguro Médico Privado
No puedes irte a vivir a otro país sin cobertura médica. Si viajas dentro de la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo o Suiza, tu salvavidas es la Tarjeta Sanitaria Europea.
- ¿Cómo pedirla? Puedes solicitarla a través de la página oficial del ministerio y te llega a casa en unos días. Asegúrate de que su fecha de caducidad cubra todo tu Erasmus.
- Seguro extra: Muchas universidades exigen, además de la TSE, un seguro de responsabilidad civil y de repatriación. Lee bien las instrucciones de tu oficina de relaciones internacionales.
5. Apoyo Lingüístico en Línea (Prueba OLS inicial)
La Comisión Europea quiere saber tu nivel de idioma antes de irte. Te enviarán un enlace para hacer un test online de la lengua en la que vas a estudiar (inglés, francés, italiano, etc.). Puedes informarte sobre essta prueba en la página de EU Academy.
- No te asustes: Esta nota no influye en que te den o te quiten la beca, es solo para evaluar tu nivel inicial. Además, te da acceso a cursos de idiomas gratuitos en su plataforma para que mejores antes de llegar.
FASE 2: Documentos que necesitas DURANTE el Erasmus
6. El Certificado de Llegada (Certificate of Arrival)
¡Alerta máxima! Este es el documento más importante de tu primera semana. Es el papel que confirma a tu universidad en España que estás vivo, que has llegado a tu destino y que te has presentado en la oficina internacional.
- ¿Por qué es crucial? Porque activa el primer pago de tu beca Erasmus (que suele ser el 70% u 80% del total).
- Cómo se hace: Ve a la Oficina de Relaciones Internacionales de tu universidad de destino en tus primeros días. Ellos le pondrán la fecha de inicio, lo firmarán, lo sellarán y tú tendrás que subirlo a la plataforma de tu universidad española (o enviarlo por email). Si tú mismo te retrasas, tu dinero se retrasará.
7. Modificación del Learning Agreement (During the Mobility)
¿Te acuerdas del Acuerdo de Aprendizaje que firmaste antes de irte? Pues lo más probable es que ahora no sirva de mucho. Es súper común llegar a la universidad de destino y descubrir que los horarios se solapan, que una asignatura ya no existe o que el profesor explica en un dialecto imposible de entender.
- El trámite: Tienes (normalmente) un mes desde que empiezan las clases para hacer cambios. Entrarás en la sección «During the Mobility», borrarás las asignaturas que no quieres y añadirás las nuevas. De nuevo, necesitarás la firma de los dos coordinadores.
8. Registro de Ciudadano de la UE o Empadronamiento
Aunque seas ciudadano de la Unión Europea y tengas derecho a la libre circulación, muchos países exigen que te registres en el ayuntamiento o en la oficina de extranjería local si vas a vivir allí más de 3 o 90 días.
- Ejemplos: En Italia tendrás que hacer el Codice Fiscale, en Alemania el temido Anmeldung (registro en el ayuntamiento), y en Polonia o República Checa un registro temporal. Infórmate bien sobre las leyes de tu país de destino para evitar multas.
9. Documento de Ampliación de Estancia (Opcional)
Si te fuiste solo para el primer cuatrimestre y te está gustando tanto que quieres quedarte todo el año (créeme, pasa muy a menudo), necesitarás tramitar la ampliación de estancia.
- El proceso: Debes solicitarlo uno o dos meses antes de que acabe tu periodo original. Ojo, que te dejen quedarte más tiempo por motivos académicos no siempre significa que te vayan a dar más dinero de la beca, eso dependerá de los fondos sobrantes de tu universidad.
FASE 3: Documentos que necesitas DESPUÉS del Erasmus
Todo lo bueno se acaba. Vuelves a España con depresión post-Erasmus, la maleta llena de recuerdos y unos kilos de más por culpa de la gastronomía local. Pero la burocracia aún no ha terminado. Si no entregas estos últimos papeles, te harán devolver todo el dinero de la beca. Sí, has leído bien.
10. Certificado de Estancia o Salida (Certificate of Attendance/Departure)
Igual que certificaste cuándo llegaste, tienes que certificar cuándo te vas. En tus últimos días en la universidad de destino, debes pasar por la oficina internacional para que te firmen este papel.
- El cálculo final: Este documento establece los días exactos que ha durado tu movilidad. El Ministerio y la Unión Europea calcularán tu beca en base a estos días. Si te vas 15 días antes de lo que decía tu Grant Agreement inicial, te ajustarán el último pago (o te pedirán que devuelvas una pequeña parte proporcional).
- Consejo: Nunca le pongas fecha de firma posterior a tu fecha de fin de estancia, ni lo firmes con tachones.
11. El Certificado de Notas (Transcript of Records – ToR)
Es el documento oficial donde aparecen todas las asignaturas que has cursado y las notas que has sacado.
- ¿Quién lo envía? Normalmente, la universidad de destino lo envía directamente a la oficina de tu universidad en España unas semanas después de que terminen los exámenes, aunque a veces te lo dan a ti.
- Convalidación: Con este documento y tu Learning Agreement definitivo, tu coordinador en España procederá a convalidar tus créditos para que aparezcan en tu expediente académico nacional.
En nuestro articulo sobre que pasa si suspendes el Erasmus puedes encontrar toda la información sobre las notas en el Erasmus.
12. El Cuestionario del Estudiante de la UE (EU Survey)
Unas semanas después de terminar tu Erasmus, recibirás un correo automático de la Comisión Europea invitándote a rellenar un cuestionario online.
- ¿De qué va? Te preguntarán sobre tu experiencia: si te han ayudado en la universidad, cómo ha sido la calidad del alojamiento, si tus notas han sido reconocidas y tu grado de satisfacción general.
- Obligatorio: Aunque parezca la típica encuesta que ignoras, es 100% obligatoria. Si no la rellenas, bloquearán el pago restante de tu beca (ese último 20% o 30% que te deben).
13. Test de Idioma OLS Final (Según normativa vigente)
Dependiendo de tu universidad y de los últimos cambios en el programa Erasmus+, puede que te pidan hacer un segundo test de idioma online para comprobar cuánto has mejorado desde el test inicial. Igual que el primero, el resultado no afecta a tu beca, pero hacerlo sí suele ser un trámite obligatorio.
El «Kit de Supervivencia Burocrática»: 3 Consejos de Experto
Para cerrar esta guía, desde infobecas queremos darte unos trucos que te salvarán la vida cuando estés lidiando con todo este papeleo:
- Hazte amigo de la nube: Google Drive, Dropbox o iCloud van a ser tus mejores aliados. Crea una carpeta llamada «Papeleo Erasmus» y sube una copia escaneada en PDF de todos y cada uno de los documentos que firmes. Si pierdes un papel en una mudanza, la copia digital te salvará.
- Imprime varias copias de tu DNI/Pasaporte y fotos de carnet: En muchos países te las pedirán para la tarjeta de transporte, el carnet de la biblioteca o el registro en el ayuntamiento. Llevarlas impresas desde España te ahorrará buscar locutorios caros en una ciudad que no conoces.
- Respeta las fechas límite (Deadlines): La oficina de relaciones internacionales de tu universidad no perdona. Si te dicen que el Learning Agreement tiene que estar el día 15, que esté el día 14. Un retraso en los papeles significa un retraso directo en que el dinero llegue a tu cuenta del banco.
Gestionar los documentos Erasmus puede parecer abrumador al principio, pero si sigues esta checklist paso a paso y tachas cada papel conforme lo consigues, el proceso será muy sencillo. Al final, todo este esfuerzo burocrático merece la pena por la experiencia que estás a punto de vivir.
¿Tienes alguna duda sobre alguno de estos documentos o te has atascado con tu universidad? Déjanos un comentario o revisa nuestras otras guías en la sección de Beca Erasmus. ¡Buen viaje y disfruta de la mejor experiencia de tu vida universitaria!